Im März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz (BGBl | 2024 Nr.108) verabschiedet. Ab 2025 gelten Formate wie z. B. PDF nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch Formate, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Diese Norm wird derzeit z. B. durch den nationalen Standard XRechnungen und das Hybridformat ZUGFeRD (Kombination aus PDF & XML) erfüllt.
Betroffen sind steuerpflichtige Leistungen im B2B-Bereich. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Voraussetzung ist, dass sowohl der Leistungsempfänger als auch das leistende Unternehmen im Inland ansässig sind. Kleinbetragsrechnungen (<250€) und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Übergangsfristen
Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 01.01.2025 verpflichtend. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen für die Jahre 2025-2028, welche im folgenden aufgelistet sind:
- 2025 dürfen Papierrechnungen ohne Zustimmung versendet werden. Für sonstige Rechnungen – etwa PDF-Rechnungen per E-Mail – ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
- 2026 dürfen Papierrechnungen ohne Zustimmung versendet werden. Für sonstige Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
- 2027 sind Papier- und sonstige Rechnungen nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro zulässig – bei sonstigen Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers.
- 2028 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnung verpflichtend. Papierrechnungen und sonstige Rechnungen – etwa PDF per E-Mail – sind dann nicht mehr zulässig, unabhängig vom Umsatz des Rechnungsausstellers.
E-Rechnung zustellen
Die Übermittlung muss medienbruchfrei erfolgen. Darüber hinaus ist der Übermittlungsweg nicht definiert, d.h. ein Empfang/Versand per E-Mail ist zunächst ausreichend.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist beträgt weiterhin 10 Jahre. Für die Aufbewahrungspflichten gelten weiterhin die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Bei der Speicherung ist die Unveränderbarkeit zu gewährleisten.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft hat seit Dezember 2024 folgende neue Features eingeführt:
- Hinzufügen des E-Rechnungsformats XRechnungen
- Empfang von E-Dokumenten über das PEPPOL Netzwerk
Quellen: Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen – IHK Darmstadt / Continia / Bundesfinanzministerium
040/ 21 90 71 5-0
