In Business Central wurde ab der Version 22 eine neue Analysefunktion vom Hersteller eingeführt.

Es wird Ihnen ermöglicht, Daten direkt in Business Central zu analysieren, ohne die Notwendigkeit, einen Bericht auszuführen oder zu einer anderen Anwendung wie zum Beispiel Excel zu wechseln.

Sie erhalten jetzt direkt auf Seitenebene in Business Central einige Excelfunktionalitäten, wodurch Sie Ihre Daten sehr einfach zusammenfassen und aus einem anderen Blickwinkel betrachten können.

Um Ihnen dieses neue Analysewerkzeug etwas besser näher zu bringen, möchten wir Ihnen dieses gerne anhand eines Beispiels zu den gebuchte Verkaufsrechnungen in Business Central demonstrieren.

Diese Funktionalität ist auf viele andere Seiten bzw. Listen in Business Central zu übertragen und wird im Folgenden nur beispielhaft an der Liste gebuchte Verkaufsrechnungen vorgestellt. 

 

Erste Schritte

Den Schieber Analysieren nach rechts bewegen…

Auf der Seite hinzugekommen ist der Reiter Analyse 1.

Da man mehrere Analysen parallel erstellen kann  (indem man auf das +-Zeichen Klickt) ist es sinnvoll den Reiter umzubenennen, mit rechtsklick der Maus kommt das Kontextmenü

Wählt man den Punkt „Umbenennen“  aus, kann  der Ausdruck „Analyse 1“ geändert werden. 

… und wir tragen jetzt „Beträge pro Debitor ein“.

Mit Klicken auf „Umbenennen“ ist die Änderung gespeichert und sichtbar.

 

 

Mit der Maus geht man auf das Menüsymbol    rechts vom Debitornamen und klickt das Symbol an

Und wählt „Gruppieren nach Debitorname“ aus

 

 

Jetzt kann man sehen wieviele Rechnungen es pro Debitor gibt, die Zahl steht in Klammern hinter dem Debitorname.

Mit Klick auf das Pluszeichen können weitere Analysen erstellt werden.

Man hätte auch nach der Debitorennummer gruppieren können, dann muss derjenige, der die Analyse durchführt, genau wissen um wen es sich handelt.

Wenn Sie den Umschalter Analysieren zurücksetzen bekommen sie die gewohnte Darstellung der Übersichtsseite. Betätigen sie ihn erneut, bekommen sie die zuletzt erstellte(n) Analyse(n).

 

Grundlagen

Nach dem praktischen Beispiel folgt jetzt eine allgemeinere Beschreibung der Funktionen.

Im Datenanalysemodus wird die normale Aktionsleiste durch eine spezielle Datenanalysemodusleiste ersetzt. Die folgende Abbildung veranschaulicht die verschiedenen Bereiche einer Seite im Datenanalysemodus.

 

Im Datenanalysebereich ist die Seite in zwei Bereiche unterteilt

  • Der Hauptbereich, bestehend aus dem Datenbereich(1), der Übersichtsleiste (2) und der Registerkartenleiste (5)
  • Der Datenbearbeitungsbereich, des aus zwei Bereichen besteht, den Spalten (3) und den Analysefiltern.

 

Datenbereich (1)

Im Datenbereich werden die Zeilen und Spalten der Listenseitenabfrage angezeigt und die Daten zusammengefasst. Bei Spalten mit numerischen Werten wird die Summe aller Werte in der letzten Zeile angezeigt

  • Um eine Spalte zu verschieben wählen Sie sie aus und ziehen sie an die gewünschte Stelle
  • Um nach einer Spalte zu sortieren wählen Sie die Spaltenüberschrift aus. Wenn nach mehreren Spalten sortiert werden soll müssen bei gedrückt gehaltener <Umschalt>  Taste die Spaltenüberschriften ausgewählt werden.
  • Damit Spalten beim Scrollen nicht verschwinden können sie links oder rechts angeheftet werden.

Die Daten können im Excel- oder CSV -Format exportiert werden. Klicken Sie mit rechter Maustaste in den Datenbereich oder einige Zellen um sie zu exportieren. Der Export ist von den explizit ausgewählten Zellen unabhängig

 

Zusammenfassungsleiste (2)

Die Zusammenfassungsleiste zeigt Statistiken zu den Daten der Seite an. Hier sind vier Werte ausgewählt.

Es gibt 260 Zeilen (insgesamt), aktuell ist nichts gefiltert, deswegen alle Zeilen.

Es sind 4 Werte markiert, deshalb Anzahl 4, der Durchschnitt, minimaler und maximaler Wert werden ausgewiesen sowie die Summe.

 

Anzahl Beschreibung
Zeilen Die Anzahl der ausgewählten Zeilen als Teil der Gesamtzahl der verfügbaren Zeilen.
Zeilen gesamt Die Anzahl der Zeilen in der ungefilterten Liste oder Abfrage.
Gefiltert Die Anzahl der Zeilen, die als Ergebnis der auf die Liste oder Abfrage angewendeten Filter angezeigt werden.
Durchschnitt Der Durchschnittswert in allen ausgewählten summierbaren Feldern.
Anzahl Die Anzahl der ausgewählten Zeilen.
Min Der minimale Wert in allen ausgewählten summierbaren Feldern.
Max. Der maximale Wert in allen ausgewählten summierbaren Feldern.
Summe Die Gesamtsumme aller Werte in den ausgewählten summierbaren Feldern.

 

Spalten (3)

Im Spaltenbereich wird definiert welche Spalten in die Analyse mit einbezogen werden.

 

In unseren Fall wurde nach der Debitorengruppe gruppiert, der Eintrag steht unter Zeilengruppen.

Bereiche Beschreibung
Suchen/aktivieren oder deaktivieren Sie alle Kästchen Suche nach Spalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um alle Spalten auszuwählen/abzuwählen.
Kontrollkästchen Dieser Bereich enthält ein Kontrollkästchen für jedes Feld in der Quelltabelle der Liste oder Abfrage. Verwenden Sie diesen Bereich, um zu ändern, welche Spalten angezeigt werden. Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um die Spalte für das Feld auf der Seite anzuzeigen; Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
Zeilengruppen Verwenden Sie diesen Bereich, um Daten nach einem oder mehreren Feldern zu gruppieren und zu summieren. Sie können nur nicht numerische Felder wie Text-, Datums- und Zeitfelder einschließen. Zeilengruppen werden häufig im Pivot-Modus verwendet.
Werte Verwenden Sie diesen Bereich, um Felder anzugeben, für die Sie eine Gesamtsumme wünschen. Sie können nur Felder einschließen, die Zahlen enthalten, die addiert werden können; wie beispielsweise keine Text-, Datums- oder Zeitfelder.

 

Jetzt wo die anzuzeigenden Felder mittel Spalten definiert worden sind kommen jetzt Analysefilter (4)  ins Spiel.

Hier wurden einige Debitoren herausgefiltert; bei der Debitorennr. sieht man das Filtersymbol.

Wenn man  die Debitorennr. aufklappt wird es deutlich; in einigen Kästchen ist kein Haken.

 

 

Legen Sie Filter für Spalten fest, um die Einträge in der Liste und die nachfolgenden Summen basierend auf einem von Ihnen definierten Kriterium auf nur die Einträge zu beschränken, an denen Sie interessiert sind.

 

Registerkarten (5)

Im Registerkartenbereich oben können Sie verschiedene Konfigurationen (Spalten und Analysefilter) auf separaten Registerkarten erstellen, wobei Sie Daten auf den Registerkarten unabhängig voneinander bearbeiten können.

 

Quelle: https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/analysis-mode

Tastenkombinationen können das Interagieren mit Business Central erleichtern. Dazu eine kurze Übersicht zu den in der Praxis meist genutzten Shortcuts hier.

Zudem ein paar dieser Tastenkombinationen erklärt:

  1. Mit F8 können Sie Daten aus der darüber liegenden Zelle kopieren. In diesem Beispiel würde sich die Menge 7 aus der Zelle darüber kopieren. Dieser Shortcut lässt sich an den unterschiedlichsten Stellen in Business Central / NAV einsetzen und kopiert nicht nur Zahlen, sondern auch Texte.
  2. Mit F5 können Sie die aktuelle Seite in Business Central / NAV aktualisieren. Durch die Tastenkombination von STRG+F5 lässt sich die gesamte Business Central Oberfläche im Webclient neu laden.
  3. Durch den Shortcut STRG+F1 gelangen Sie zur Microsoft Business Central Hilfe Website. Dort wird eine Hilfestellung angeboten, basierend wo Sie sich in Business Central befinden. Nutzen Sie zum Beispiel den Shortcut in einer Einkaufbestellung, werden Sie zur Hilfeseite Erfassen eines Einkaufs gelangen.

(Quelle: Microsoft https://docs.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/keyboard-shortcuts)

In Dynamics NAV / 365 Business Central steht eine Vielzahl an Berichten zur Verfügung.
Diese Berichte werden meist in regelmäßigen Abständen genutzt. Um die Filter hierbei nicht immer wieder aufs Neue erstellen zu müssen, möchten wir Ihnen hier eine einfache Möglichkeit vorstellen, mit der Sie sich einzelne Filter abspeichern können. Als Beispiel dient ein Kontenschema.

Um das Kontenschema als Bericht auszudrucken wird das benötigte Schema markiert und im Menü der Button „Drucken“ ausgewählt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem weitere Filter eingegeben werden können.
In diesem Fenster gibt es unter „Gespeicherte Einstellungen“ die Möglichkeit der Auswahl eines bereits vorab gespeicherten Filters.

Um diesen Filter anzulegen, muss man die Berichts ID ermitteln.
Hierzu klicken Sie einmal auf den kleinen blauen Pfeil im Fenster des Bericht-Abrufs und wählen „Hilfe“ und dann „Info zu dieser Seite“. Alternativ können Sie die Tastenkombination Strg+Alt+F1 nutzen.

In der Seiteninformation finden Sie die benötigte Berichts-ID:

Im vorliegenden Fall handelt es sich dabei um die 25. Im nächsten Schritt gehen Sie bitte zu den Berichtseinstellungen:

Es öffnet sich eine Übersicht mit bereits gespeicherten Berichtseinstellungen:

Um eine neue Einstellung für das Kontenschema zu speichern wählen Sie bitte den Punkt „Neu“ aus und vergeben einen möglichst sprechenden Namen für Ihren Bericht. Unter Berichts-ID geben Sie nun bitte die zuvor notierte „25“ ein und in den nächsten beiden Feldern können Sie den Mandanten auswählen und den Bericht ggf. für alle Benutzer freigeben.

Nachdem Sie mit „OK“ bestätigt haben, öffnet sich das klassische Fenster des Bericht-Abrufs. Die Felder müssen jetzt noch mit Leben gefüllt werden. Hier wählen Sie bitte das gewünschte Kontenschema und Datum aus und geben unter Abteilung den gewünschten Filter „VERW“ ein.

Nachdem Sie dieses Fenster mit „OK“ bestätigt haben gelangen Sie zurück in die Übersicht und sehen nun Ihren gespeicherten Filter.

Zurück zum Berichts-Abruf. Hier können Sie nun unter „Standardwerte verwenden von“ Ihren gespeicherten Filter auswählen.

Dies führt dazu, dass Sie nicht wie zuvor die einzelnen Einstellungen händisch vornehmen müssen, sondern die Einstellungen des gespeicherten Filters nun automatisch erscheinen.

 

 

 

Im Arbeitsalltag gibt es häufig immer wiederkehrende Aufgaben, bei denen es notwendig ist eine bestimmte Übersicht in Dynamics NAV auf die besonderen Bedürfnisse zu filtern.

Um diese Filter nicht täglich oder wöchentlich neu eingeben zu müssen, ist es möglich, sie in NAV zu speichern.

Am Beispiel der Kreditorenposten zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert.

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Erstellen Sie jeden Monat wieder Rechnungen mit gleichen Beträgen an die selben Debitoren?

Das muss nicht sein!

Mit der Funktion der Wiederkehrenden Verkaufsrechnungen kann der Aufwand minimiert werden.
Wie Sie diese Funktion in Dynamics NAV/ Dynamics 365 Business Central einrichten zeigen wir Ihnen mit diesem Praxistipp.

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