E-Rechnungen 2025 – Was die neuen Gesetze für Ihr Unternehmen bedeuten

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Im März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz (BGBl | 2024 Nr.108) verabschiedet. Ab 2025 gelten Formate wie z. B. PDF nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch Formate, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Diese Norm wird derzeit z. B. durch den nationalen Standard XRechnungen und das Hybridformat ZUGFeRD (Kombination aus PDF & XML) erfüllt.

Betroffen sind steuerpflichtige Leistungen im B2B-Bereich. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Voraussetzung ist, dass sowohl der Leistungsempfänger als auch das leistende Unternehmen im Inland ansässig sind. Kleinbetragsrechnungen (<250€) und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Übergangsfristen

Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 01.01.2025 verpflichtend. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsregelungen für die Jahre 2025-2028, welche im folgenden aufgelistet sind:

  • 2025 dürfen Papierrechnungen ohne Zustimmung versendet werden. Für sonstige Rechnungen – etwa PDF-Rechnungen per E-Mail – ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
  • 2026 dürfen Papierrechnungen ohne Zustimmung versendet werden. Für sonstige Rechnungen ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
  • 2027 sind Papier- und sonstige Rechnungen nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro zulässig – bei sonstigen Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers.
  • 2028 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnung verpflichtend. Papierrechnungen und sonstige Rechnungen – etwa PDF per E-Mail – sind dann nicht mehr zulässig, unabhängig vom Umsatz des Rechnungsausstellers.

E-Rechnung zustellen

Die Übermittlung muss medienbruchfrei erfolgen. Darüber hinaus ist der Übermittlungsweg nicht definiert, d.h. ein Empfang/Versand per E-Mail ist zunächst ausreichend.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist beträgt weiterhin 10 Jahre. Für die Aufbewahrungspflichten gelten weiterhin die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Bei der Speicherung ist die Unveränderbarkeit zu gewährleisten.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft hat seit Dezember 2024 folgende neue Features eingeführt:

  • Hinzufügen des E-Rechnungsformats XRechnungen
  • Empfang von E-Dokumenten über das PEPPOL Netzwerk

 

 

Quellen: Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen – IHK Darmstadt / Continia / Bundesfinanzministerium

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Neu: Effizientes Abonnementmanagement – Flexible Abrechnungsmodelle und Automatisierung im Überblick!

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Einrichtung eines Debitorenvertrags

Das neue Modul für wiederkehrende Zahlungen in Microsoft Business Central 25 bietet Unternehmen eine effektive Lösung für die Verwaltung und Fakturierung wiederkehrender Dienstleistungen und Abonnements. Das Modul unterstützt Unternehmen dabei, stabile Einnahmequellen zu schaffen und sich auf den Vertrieb zu konzentrieren, während administrative Aufgaben automatisiert werden. Die wichtigsten Features im Überblick:

Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung ermöglicht es Unternehmen, Waren und Dienstleistungen in Abonnementverträgen zusammenzufassen und in festgelegten Intervallen automatisch abzurechnen. Durch die Automatisierung werden manuelle Verwaltungsprozesse minimiert und Fehler reduziert.

Abrechnungspläne
Das Modul bietet flexible Abrechnungspläne, die individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Kunden angepasst werden können. Die Abrechnung kann nach festen Zeiträumen wie z. B. monatlich oder jährlich erfolgen. Auch eine nutzungsabhängige Abrechnung ist möglich.

Automatisierte Abrechnung
Die Automatisierung des Abrechnungsprozesses spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern.

Preisaktualisierungen
Preise und Vertragsparameter können leicht aktualisiert werden. Dies ist besonders nützlich in einem dynamischen Geschäftsumfeld, in dem Preise aufgrund von Kostensteigerungen oder Marktanforderungen regelmäßig angepasst werden müssen.

Abgrenzung
Erlöse und Kosten werden in der Buchhaltung periodengerecht zugeordnet. Dies ermöglicht eine genaue Darstellung der Finanzlage des Unternehmens und hilft, den Cashflow besser zu steuern.

Standardberichte
Der Überblick über Verträge, Umsätze und zukünftige Abrechnungsdaten wird durch standardisierte Berichte gewährleistet. Diese Berichte können direkt in Business Central abgerufen und analysiert werden.

 

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Anpassung der Wartungsgebühr durch Microsoft

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Microsoft hat seine Partner informiert, dass die Wartungsgebühr für Lizenzen zum 01.10.2022 von Business Central (auch NAV/NAVSION), genau gesagt Dynamics Enhancement Plan (EP) und Dynamics Advantage Plan (AP), um 1% zur aktuellen Preisliste erhöht wird. Diese Änderung kommt nach viele Jahren ohne Preisanpassungen. Die Erhöhung betrifft nur die Wartungsgebühr von Kauflizenzen.

Für Abrechnung ab dem 01.10.2022 werden wir die Wartung in Höhe von 17% (vorher 16%) des jeweiligen Lizenzwertes von NAV und Business Central berechnen. Bei Fragen zu diesem Themen melden Sie sich gerne bei uns!

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Microsoft Dynamics 365 Business Central Version 18 Neuerungen

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Die Business Central Version 18 steht vor der Veröffentlichung und damit natürlich auch eine Reihe von angekündigten Neuerungen. Diese werden dann, wie der Name Wave (Welle) schon vermuten lässt, nicht von einem Tag auf den nächsten veröffentlicht, sondern über die kommenden Monate nach und nach freigeschaltet. Der Dynamics 365-Release-Plan beschreibt alle neuen Funktionen, die von April 2021 bis September 2021 veröffentlicht werden. Hier die Neuerungen, die für Business Central geplant sind:

Geografische Erweiterungen: 

Mit dieser ersten Welle von 2021 expandieren Microsoft mit Business Central nach Indien, Griechenland, Rumänien und in die Türkei. Dadurch wird Business Central nun in 52 Ländern und Regionen verfügbar sein.

Verbesserte Anwendung:

Sie können Dimensionen nachträglich korrigieren, ohne das Sie die fehlerhafte Buchung stornieren. Sie können dann nämlich Dimensionswerte einfach ändern, hinzufügen oder auch entfernen.  Damit hierbei keine Fehler passieren, können Sie auch Dimensionen für Korrekturen sperren. Außerdem können sie festlegen, dass Korrekturen geschlossene Abrechnungsperioden berücksichtigen. Des Weiteren können Anwender über ein Änderungsprotokoll den Wert wieder zurückzusetzen.

Der Business Central Webclient wird sich in Zukunft besser an kleine und sehr große Bildschirme anpassen. Außerdem werden Berichte im Hintergrund geladen, um die Performance zu verbessern. Zudem wird die Ladezeit des Rollencenters verbessert, da zunächst nur der für den Endanwender sichtbare Bereich geladen wird. Mit der Business Central Version 18 können Anwender mit einem Doppelklick die Applikation benutzen. Zudem kündigt Microsoft an, den Zahlungsverkehr in dieser Version, besonders der Import von Kontoauszügen, zu verbessern.

Integration Microsoft Teams:

Anwender können die Kontakte aus Business Central sich auch in Microsoft Teams anzeigen lassen und müssen dafür nicht nach Business Central wechseln. Besonders für Unternehmen interessant die auch externe Kommunikation über Microsoft Teams betreiben. 

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Chatbots – Power Virtual Agents

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In unserem Alltag kommen wir immer häufiger in Berührung mit Chatbots, als wir vielleicht denken. Von einfach gestrickten Chatbots die Telefongespräche entgegennehmen (sprachbasierter Chatbot). Bis hin zu Chatbots, die nicht nur die Kundenkommunikation übernehmen, sondern auch noch einen Workflow oder eine Aktion anstoßen, wie zum Beispiel ein Boardingpass auszustellen. Unternehmen wie KLM Royal Dutch Airlines, Lufthansa, H&M, Uber oder Domino’s nutzen diese Technologie bereits intensive.

Aber was genau ist ein Chatbot überhaupt?

Ein Chatbot ist im Wesentlichen nichts anderes als ein virtueller Dialogpartner in einem Messenger oder auf einer Website. Der Chatbot versucht mal mehr, mal weniger intelligent auf den Gegenüber einzugehen. Wer sich mit einem Chatbot interagiert, bekommt automatisierte Antworten von einem Computer. Eine solche Konversation ist zuvor wie in einem Flussdiagramm vordefiniert worden, dann spricht man von einem regelbasierter Chatbot. Alternativ setzt der Chatbot auf künstliche Intelligenz, um die offenen Spracheingaben der Anwender zu interpretieren und eine passende Antwort geben zu können, dann spricht man von einem KI-Chatbot.

Was ist Power Virtual Agents?

Mit der Software von Microsoft können Sie eigene Chatbots schnell und einfach erstellen ohne große Kenntnisse im Umgang mit Code oder KI. Dies ermöglicht die Power Platform von Microsoft Power Virtual Agents.

Erstellen Sie intelligentere Chatbots, die personalisierte und abwechslungsreiche Unterhaltungen mit Ihren Kunden führen können. Unter Verwendung von natürlichem Sprachverständnis und Entitätenextraktion* lassen sich leistungsstarke Chatbots entwickeln, die mithilfe der Microsoft KI automatisch Verbesserungsvorschläge macht.

Für mehr Informationen kontaktieren Sie uns oder besuchen Sie die Website von Microsoft.

 

*Entitätenextraktion: Die Extraktion von Entitäten, auch bekannt als „Named entity extraction“ ist eine Technik zur Extraktion von Informationen aus einem unstrukturierten Text.

Bildnachweis: Freepik 

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