Praxistipp: Analyse in Business Central

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In Business Central wurde ab der Version 22 eine neue Analysefunktion vom Hersteller eingeführt.

Es wird Ihnen ermöglicht, Daten direkt in Business Central zu analysieren, ohne die Notwendigkeit, einen Bericht auszuführen oder zu einer anderen Anwendung wie zum Beispiel Excel zu wechseln.

Sie erhalten jetzt direkt auf Seitenebene in Business Central einige Excelfunktionalitäten, wodurch Sie Ihre Daten sehr einfach zusammenfassen und aus einem anderen Blickwinkel betrachten können.

Um Ihnen dieses neue Analysewerkzeug etwas besser näher zu bringen, möchten wir Ihnen dieses gerne anhand eines Beispiels zu den gebuchte Verkaufsrechnungen in Business Central demonstrieren.

Diese Funktionalität ist auf viele andere Seiten bzw. Listen in Business Central zu übertragen und wird im Folgenden nur beispielhaft an der Liste gebuchte Verkaufsrechnungen vorgestellt. 

 

Erste Schritte

Den Schieber Analysieren nach rechts bewegen…

Auf der Seite hinzugekommen ist der Reiter Analyse 1.

Da man mehrere Analysen parallel erstellen kann  (indem man auf das +-Zeichen Klickt) ist es sinnvoll den Reiter umzubenennen, mit rechtsklick der Maus kommt das Kontextmenü

Wählt man den Punkt „Umbenennen“  aus, kann  der Ausdruck „Analyse 1“ geändert werden. 

… und wir tragen jetzt „Beträge pro Debitor ein“.

Mit Klicken auf „Umbenennen“ ist die Änderung gespeichert und sichtbar.

 

 

Mit der Maus geht man auf das Menüsymbol    rechts vom Debitornamen und klickt das Symbol an

Und wählt „Gruppieren nach Debitorname“ aus

 

 

Jetzt kann man sehen wieviele Rechnungen es pro Debitor gibt, die Zahl steht in Klammern hinter dem Debitorname.

Mit Klick auf das Pluszeichen können weitere Analysen erstellt werden.

Man hätte auch nach der Debitorennummer gruppieren können, dann muss derjenige, der die Analyse durchführt, genau wissen um wen es sich handelt.

Wenn Sie den Umschalter Analysieren zurücksetzen bekommen sie die gewohnte Darstellung der Übersichtsseite. Betätigen sie ihn erneut, bekommen sie die zuletzt erstellte(n) Analyse(n).

 

Grundlagen

Nach dem praktischen Beispiel folgt jetzt eine allgemeinere Beschreibung der Funktionen.

Im Datenanalysemodus wird die normale Aktionsleiste durch eine spezielle Datenanalysemodusleiste ersetzt. Die folgende Abbildung veranschaulicht die verschiedenen Bereiche einer Seite im Datenanalysemodus.

 

Im Datenanalysebereich ist die Seite in zwei Bereiche unterteilt

  • Der Hauptbereich, bestehend aus dem Datenbereich(1), der Übersichtsleiste (2) und der Registerkartenleiste (5)
  • Der Datenbearbeitungsbereich, des aus zwei Bereichen besteht, den Spalten (3) und den Analysefiltern.

 

Datenbereich (1)

Im Datenbereich werden die Zeilen und Spalten der Listenseitenabfrage angezeigt und die Daten zusammengefasst. Bei Spalten mit numerischen Werten wird die Summe aller Werte in der letzten Zeile angezeigt

  • Um eine Spalte zu verschieben wählen Sie sie aus und ziehen sie an die gewünschte Stelle
  • Um nach einer Spalte zu sortieren wählen Sie die Spaltenüberschrift aus. Wenn nach mehreren Spalten sortiert werden soll müssen bei gedrückt gehaltener <Umschalt>  Taste die Spaltenüberschriften ausgewählt werden.
  • Damit Spalten beim Scrollen nicht verschwinden können sie links oder rechts angeheftet werden.

Die Daten können im Excel- oder CSV -Format exportiert werden. Klicken Sie mit rechter Maustaste in den Datenbereich oder einige Zellen um sie zu exportieren. Der Export ist von den explizit ausgewählten Zellen unabhängig

 

Zusammenfassungsleiste (2)

Die Zusammenfassungsleiste zeigt Statistiken zu den Daten der Seite an. Hier sind vier Werte ausgewählt.

Es gibt 260 Zeilen (insgesamt), aktuell ist nichts gefiltert, deswegen alle Zeilen.

Es sind 4 Werte markiert, deshalb Anzahl 4, der Durchschnitt, minimaler und maximaler Wert werden ausgewiesen sowie die Summe.

 

Anzahl Beschreibung
Zeilen Die Anzahl der ausgewählten Zeilen als Teil der Gesamtzahl der verfügbaren Zeilen.
Zeilen gesamt Die Anzahl der Zeilen in der ungefilterten Liste oder Abfrage.
Gefiltert Die Anzahl der Zeilen, die als Ergebnis der auf die Liste oder Abfrage angewendeten Filter angezeigt werden.
Durchschnitt Der Durchschnittswert in allen ausgewählten summierbaren Feldern.
Anzahl Die Anzahl der ausgewählten Zeilen.
Min Der minimale Wert in allen ausgewählten summierbaren Feldern.
Max. Der maximale Wert in allen ausgewählten summierbaren Feldern.
Summe Die Gesamtsumme aller Werte in den ausgewählten summierbaren Feldern.

 

Spalten (3)

Im Spaltenbereich wird definiert welche Spalten in die Analyse mit einbezogen werden.

 

In unseren Fall wurde nach der Debitorengruppe gruppiert, der Eintrag steht unter Zeilengruppen.

Bereiche Beschreibung
Suchen/aktivieren oder deaktivieren Sie alle Kästchen Suche nach Spalten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um alle Spalten auszuwählen/abzuwählen.
Kontrollkästchen Dieser Bereich enthält ein Kontrollkästchen für jedes Feld in der Quelltabelle der Liste oder Abfrage. Verwenden Sie diesen Bereich, um zu ändern, welche Spalten angezeigt werden. Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um die Spalte für das Feld auf der Seite anzuzeigen; Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
Zeilengruppen Verwenden Sie diesen Bereich, um Daten nach einem oder mehreren Feldern zu gruppieren und zu summieren. Sie können nur nicht numerische Felder wie Text-, Datums- und Zeitfelder einschließen. Zeilengruppen werden häufig im Pivot-Modus verwendet.
Werte Verwenden Sie diesen Bereich, um Felder anzugeben, für die Sie eine Gesamtsumme wünschen. Sie können nur Felder einschließen, die Zahlen enthalten, die addiert werden können; wie beispielsweise keine Text-, Datums- oder Zeitfelder.

 

Jetzt wo die anzuzeigenden Felder mittel Spalten definiert worden sind kommen jetzt Analysefilter (4)  ins Spiel.

Hier wurden einige Debitoren herausgefiltert; bei der Debitorennr. sieht man das Filtersymbol.

Wenn man  die Debitorennr. aufklappt wird es deutlich; in einigen Kästchen ist kein Haken.

 

 

Legen Sie Filter für Spalten fest, um die Einträge in der Liste und die nachfolgenden Summen basierend auf einem von Ihnen definierten Kriterium auf nur die Einträge zu beschränken, an denen Sie interessiert sind.

 

Registerkarten (5)

Im Registerkartenbereich oben können Sie verschiedene Konfigurationen (Spalten und Analysefilter) auf separaten Registerkarten erstellen, wobei Sie Daten auf den Registerkarten unabhängig voneinander bearbeiten können.

 

Quelle: https://learn.microsoft.com/de-de/dynamics365/business-central/analysis-mode

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Neues Modul in Document Capture – Purchase Contract: Automatisieren Sie die Verwaltung Ihrer Verträge

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Document Capture ist ein für Microsoft Dynamics Business Central / NAV entwickeltes und zertifiziertes Addon, das Ihnen ermöglicht, digitale Eingangsrechnungen über eine OCR Erkennug zu verarbeiten.

Das o.g. Modul baut auf Document Capture auf und diese Lösung kann über uns bezogen werden.

Purchase Contracts

Sie erhalten eine vollständige Übersicht über die wiederkehrenden Kosten und Abonnements Ihres Unternehmens. Behalten Sie den Überblick bei Ihrer Budgetierung. 

 

Was bedeutet das? (kurz erklärt)

Das Modul Purchase Contract ermöglicht es Ihnen einen Vertrag anzulegen in dem Sie wiederkehrende Rechnungen wie zu Beispiel: Handyverträge, Leasingn etc anlegen können und von automatisch geprüft und genehmigt werden. Ihre Buchhaltung muss nicht mehr extra prüfen und genehmigen, das passiert in diesem Modul automatisch. Falls es zu einer Abweichung der vertraglich festgehaltenen Summe kommen sollte gibt das System eine Meldung raus.

 

Unter anderem profitieren Sie als Anwender von folgenden Vorteilen

  • Verträge werden auf Kündigungsfristen oder Auslaufen des Vertrages geprüft und dazu erstellt das System eine Erinnerung
  • Verträge können, auf Basis von wiederkehrenden Rechnungen, erstellt werden
  • Verträge können unterschiedlichen Prüfern zugeordnet werden
  • Rechnungen mit einem vorab definierten Betrag werden automatisch genehmigt
  • Rechnungen mit einer Verknüpfung zu einem Vertrag werden automatisch genehmigt
  • Sie bekommen einen Überblick über die Kosten eines Vertrages oder mehrerer Verträge
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Preisanpassung bei Microsoft, ab 1. Oktober 2023

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Microsoft kündigt an, dass die Preise in den Bereichen Wartungen und Erweiterung der on-premises Lizenzen angepasst werden.

 

Was heißt das für Sie?

Für die aktiven Wartungsverträge:

Die Wartung des Dynamics Enhancement Plans (EP) und Dynamics Advantage Plans (AP) erhöht sich wieder um 1% zum Vorjahr

Diese Preisanpassung geht von (ehem.) 17% auf 18%. Berechnet wird, auf Basis der aktuellen Preisliste, der jeweilige Lizenzwert von NAV und Business Central.

Bereits bestehende Wartungsverträge sind erst nach dem 1. Oktober 2023 betroffen.

Für die Dynamics NAV und Business Central on-premises Lizenzen:

Es erfolgt eine Preiserhöhung von 11%, bei Dynamics NAV und Microsoft Dynamics 365 Business Central on-premises Lizenzen. 

Die Preise beziehen sich ausschließlich auf Erweiterungen der Lizenzen.

Für bestehende Lizenzen muss keine Umrechnung erfolgen.

Zudem sind auch die Mietlizenzen betroffen. In dem Fall haben wir eine Preiserhöhung von 10%  auf den aktuellen Listenpreis.

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Neu: Shopify-Schnittstelle für Dynamics 365 Business Central (inkl. Amazon)

 
Im vergangenen Oktober hat Microsoft eine neue Partnerschaft mit Shopify angekündigt, um die benutzerfreundliche E-Commerce Plattform Shopify direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central zu verbinden. Diese Schnittstelle ist ab sofort in der neuesten Business Central Version verfügbar.
 

 
Die Schnittstelle ermöglicht einen bidirektionalen Austausch von Artikeln (Produkten). Dabei können Tags, Beschreibung, Lagerbestände, Bilder, Preisgruppen, Rabattgruppen, Attribute und SEO-Titel automatisch synchronisiert werden. Dafür muss nichts aufwendig programmiert werden, sondern lediglich ein paar Einstellungen vorgenommen werden, wie zum Beispiel:

Außerdem importieren Sie die Bestellungen (Aufträge) aus Shopify automatisch nach Business Central. Inklusive der Informationen wie Versandkosten, Geschenkkarten, Trinkgelder, Versand- und Zahlungsarten. Das Besondere daran dies gilt auch für andere Kanäle, die Sie mit Ihrer Shopify verbunden haben, wie Shopify POS (Kassen-System) oder Amazon. Es entstehen dafür keine zusätzlichen Lizenzkosten auf der Seite von Business Central, da diese Schnittstelle in den Standard integriert wurde und jedem Kunden ab der Business Central Version 20.2 zur Verfügung steht.
 
Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung oder in der Bedienung benötigen.
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Änderung bei den SEPA-Nachrichtenformaten!

Welche Bedeutung hat dies für den Zahlungsverkehr mit OPplus in NAV und Business Central?

Banken stellen vermehrt die Bankauszüge von MT940 auf CAMT (cash management) um. Das Dateiformat bei CAMT Bankauszügen wird in Form von einer XML-Datei bereitgestellt. Dieses Format wird schon lange in OPplus zur Verfügung gestellt, aber über die Jahre hat es in diesem Bereich viele Anpassungen und Weiterentwicklungen gegeben, weil die Banken hier nicht einheitlich arbeiten.

Dies kann bei älteren OPplus Versionen dazu führen, dass es hier in Zukunft zu Fehlern kommt bzw. ein Verwenden von CAMT mit bestimmten Banken nicht möglich ist. Dieses Problem kann jedoch sehr einfach mit einem Update auf die neuste OPplus Version 19 behoben werden, da hier der Hersteller gbedv ggf. benötigte Hotfixe bereitstellt.

Für Installationen ab Business Central 14 empfiehlt der Hersteller OPplus 19. Für NAV2016 bis NAV2018 sollte OPplus 12.40 eingesetzt werden. Ältere OPplus-Versionen sind nicht zu empfehlen und bekommen ggf. keine Hotfixe vom Hersteller. Gerne prüfen wir Ihre Version und unterstützen Sie bei einem Upgrade.  

Ab November 2025 werden die Formate MT940 und MT942 nicht mehr unterstützt und daher komplett entfallen. Das Gleiche ist ebenfalls für DTAZV in Planung. Dieses Format wird durch ISO Payment abgelöst, was ebenfalls Bestandteil vom OPplus-Bundle (Zahlungsimport und Zahlungsexport) ist. 

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