Reisekostenabrechnung in Business Central

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Den gesamten Reisekostenprozess in Business Central und die Erfassung in einer mobilen App!

Sie können mit der voll integrierten Lösung beliebig viele Reisen und Reisende abrechnen. Der große Vorteil, die Mitarbeiter können die Reisekosten mobil erfassen und die Daten werden automatisch an Business Central übergeben. Dabei kann die Abwicklung der Reisekosten auch einen Workflow-gesteuerten Genehmigungsprozess beinhalten. Außerdem ist das AddOn komplett in Ihre Finanzbuchhaltung in Business Central integriert und berechnet sogar Verpflegungspauschalen automatisch. Beantragen, genehmigen, abrechnen, buchen – Comsol Reisekosten vereinfacht alle Ihre Abläufe der Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Buchhalter. Dabei werden automatisch die gesetzlichen Regeln des Bundesreisekostengesetzes eingehalten.

Erfassen Sie ganz einfach Dienstreisen auf Ihrem mobilen Endgerät und bereiten somit die Abrechnung in Business Central für Ihre Buchhaltung optimal vor:

 

Sie können Rechnungen und andere Belege natürlich der Abrechnung hinzufügen. Dies können Sie auch sehr leicht über die Foto Funktion Ihres mobilen Endgeräts. Dadurch müssen die original Belege nicht erst durch den Mitarbeiter nachgereicht werden, sondern die Reisekostenabrechnung kann sofort beginnen.

Quelle: https://www.comsol.ag/reisekosten

 

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Jet Analytics im Überblick

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Jet Analytics ermöglicht Anwendern in der gewohnten Excel-Umgebung, Berichte und Analysen über Ihr Unternehmen zu erstellen. Das ganze wird durch eine umfangreiche Sammlung von Dashboards unterstützt. Dabei bringt Jet Analytics jede Menge Business Intelligence in Ihre Berichte und bietet zudem viele Möglichkeiten, Daten aus unterschiedlichen Quellen miteinander zu verknüpfen (Data Warehouse). Zudem wurde Jet Analytics spezifisch für Microsoft Dynamics Business Central entwickelt und ermöglicht Ihnen ohne technisches Know-how Berichte im Unternehmen gemeinsam zu erstellen und untereinander zu teilen. Damit Sie wichtige Geschäftsentscheidungen schnell und auf analysierten Daten treffen könne. 

Mit Jet Analytics profitieren Sie vom ersten Tag an:

  • Schnelle, konsistente Unternehmensanalysen und Stammdatenverwaltung ohne notwendige Fachkenntnisse.
  • Jet Analytics bringt all Ihre Daten aus den verschiedensten Orten (NAV, Business Central, mySQL, Excel) zusammen. 
  • Trotz großer Datenmengen behalten Sie den Überblick.
  • Exakte Datenwiedergabe für wichtige und schnelle Entscheidungen.
  • Auf Basis der Daten Chancen erkennen und auf Risiken zügig reagieren.
  • Kein zeitaufwendiges Konsolidieren von Daten mehr, wie Ausschneiden/Einfügen.
  • Eine Drag-and-Drop-Anpassungsplattform ist enthalten. 
  • Vorgefertigte Berichte und Dashboards.
  • Visualisierung all Ihrer Daten und eine schnelle Installation.

Bis zum 23. Juni 2021 gibt es noch 25% Rabatt auf Jet Reports und Jet Analytics Starter Pakete.

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Microsoft Dynamics 365 Business Central Version 18 Neuerungen

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Die Business Central Version 18 steht vor der Veröffentlichung und damit natürlich auch eine Reihe von angekündigten Neuerungen. Diese werden dann, wie der Name Wave (Welle) schon vermuten lässt, nicht von einem Tag auf den nächsten veröffentlicht, sondern über die kommenden Monate nach und nach freigeschaltet. Der Dynamics 365-Release-Plan beschreibt alle neuen Funktionen, die von April 2021 bis September 2021 veröffentlicht werden. Hier die Neuerungen, die für Business Central geplant sind:

Geografische Erweiterungen: 

Mit dieser ersten Welle von 2021 expandieren Microsoft mit Business Central nach Indien, Griechenland, Rumänien und in die Türkei. Dadurch wird Business Central nun in 52 Ländern und Regionen verfügbar sein.

Verbesserte Anwendung:

Sie können Dimensionen nachträglich korrigieren, ohne das Sie die fehlerhafte Buchung stornieren. Sie können dann nämlich Dimensionswerte einfach ändern, hinzufügen oder auch entfernen.  Damit hierbei keine Fehler passieren, können Sie auch Dimensionen für Korrekturen sperren. Außerdem können sie festlegen, dass Korrekturen geschlossene Abrechnungsperioden berücksichtigen. Des Weiteren können Anwender über ein Änderungsprotokoll den Wert wieder zurückzusetzen.

Der Business Central Webclient wird sich in Zukunft besser an kleine und sehr große Bildschirme anpassen. Außerdem werden Berichte im Hintergrund geladen, um die Performance zu verbessern. Zudem wird die Ladezeit des Rollencenters verbessert, da zunächst nur der für den Endanwender sichtbare Bereich geladen wird. Mit der Business Central Version 18 können Anwender mit einem Doppelklick die Applikation benutzen. Zudem kündigt Microsoft an, den Zahlungsverkehr in dieser Version, besonders der Import von Kontoauszügen, zu verbessern.

Integration Microsoft Teams:

Anwender können die Kontakte aus Business Central sich auch in Microsoft Teams anzeigen lassen und müssen dafür nicht nach Business Central wechseln. Besonders für Unternehmen interessant die auch externe Kommunikation über Microsoft Teams betreiben. 

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Im Bereich XRechnung in Business Central bzw. NAV hat sich einiges getan

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Die voll integrierte Lösung von unserem Partner Belware bekommt eine Handvoll Neuerungen: 

  • Anhänge für die XRechnung
  • Neue XRechnung-Version 2.0
  • Eigener Validierungsserver
  • Verkaufsgutschriften im XRechnung-Format
  • Prüfung der Leitweg-ID

Gerne stellen wir Ihnen in einer Onlinedemo die integrierte Softwarelösung vor!

Zusätzlich zu den Neuerungen verfügt die Lösung über folgende Funktionalitäten:

  • Erstellung von XML-XRechnungs-Datei, Prüfbericht und PDF-Datei
  • Mit Kontrollfunktion und Prüfbericht bei der Erstellung und automatischer Meldung bei fehlerhaften Angaben
  • Behalten Sie alle Vorgänge durch Statusanzeige im Blick
  • Lückenlose Dokumentation in NAV und Business Central
  • Sie können auf die Original-Dateien immer wieder zugreifen
  • Definieren Sie, welche Debitoren die XRechnungen erhalten sollen
  • Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, alle erstellten Dateien als E-Mail Anhang automatisch zu versenden, bei fehlerhaften Angaben in der XRechnung wird diese nicht versendet und zurückgemeldet

Video mit allen Neuerungen der Lösung von Belware finden Sie hier.

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Wann und warum sollte man NAV überhaupt aktualisieren und wieso ist jetzt vielleicht der perfekte Moment für Sie, auf Dynamics Business Central zu aktualisieren?

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Niemand zwingt Sie, IT-Systeme auf einem aktuellen Stand zu halten. Es gibt deshalb immer wieder Kunden, die ihr ERP-Systeme solang laufen lassen, bis es schließlich zu spät ist. Doch vielleicht anderes als andere betriebsrelevanten Investitionen können Sie ERP-Systeme nicht einfach von einem auf den anderen Tag ersetzen bzw. erneuern. Eine Maschine in der Produktion, die Sie jederzeit am Markt erhalten können, brauchen Sie theoretisch nicht zu warten oder zu pflegen. Selbst wenn es langfristig günstiger ist, diese Maschine zu pflegen, ist das Risiko fürs Unternehmen eher gering.

Ein ERP-System hingegen können Sie nicht einfach so von einem auf den anderen Tag austauschen oder aktualisieren. Auch hier gilt regelmäßige Updates sind langfristig betrachtet günstiger und verhindert das Risiko eines Systemausfalls. Außerdem ist der Aufwand bei Systemen, die zu lange vernachlässigt wurden, dann oft immens groß und kann sich über Monate erstrecken, bis das System wieder stabil läuft. Mal abgesehen von den damit verbundenen Kosten, entsteht dabei ein hoher Verlust an Effizienz und Produktivität im Unternehmen.

Aktuelle Ausgangslage

Microsoft hat mit der Umstellung von NAV auf Business Central die Benutzeroberfläche und die Programmiersprache erneuert. Business Central baut natürlich weiterhin auf NAV auf und der Kern ist der gleiche. Mittlerweile ist die aktuellste Version auf die man Updaten kann Business Central 17.

Zurzeit (bis Ende Sommer 2021) ist es noch möglich, Microsoft Dynamics NAV auf Dynamics Business Central 14 zu aktualisieren und damit die Möglichkeit einen einfachen Einstieg in die neue Welt von Business Central zu bekommen. Technisch muss dieses Update dann innerhalb von 12 Monaten (zum Beispiel Sommer 2022) umgesetzt werden.

Ob ein Update auf Business Central 14 für Sie die beste Option ist oder ob Sie vielleicht bereits auf die aktuellste Version von Business Central aktualisieren, versuche ich Ihnen im Folgenden näher zu bringen.

1. Reduzieren Sie Schulungskosten beim Upgrade von Dynamics NAV auf Business Central 14

Die Microsoft Dynamics NAV Version 2013 R2 bis hin zu NAV 2018 sind sich in der Oberfläche noch sehr ähnlich zum Business Central 14 Client und benötigen somit keine Umgewöhnung oder Schulung für Anwender. Es bleibt die gewohnte Windows Client Umgebung bestehen.

Microsoft Dynamics NAV Version 2013 R2 Client:

Microsoft Dynamics Business Central 14 Client:

 

2. Verteilen Sie den Aufwand für die Migration zu Dynamics Business Central Web Client

Dynamics Business Central 14 ist die letzte Version mit Windows Client. Wenn Sie auf Business Central 15 oder höher aktualisieren, hätten Sie diesen Vorteil nicht mehr. Durch ein Upgrade auf Business Central 14 erhalten Sie sogar schon einen Zugriff auf den modernen Client. Anwender können somit schon im neuen Web Client arbeiten und sich langsam umgewöhnen. Jederzeit aber auch noch auf die „alte“ Oberfläche zurückgreifen.

Microsoft Dynamics Business Central 17 Client:

3. Neue Programmiersprache in Dynamics Business Central (AL-Code)

Der Schritt, den Code von einer Microsoft Dynamics NAV-Version auf eine andere NAV-Version zu aktualisieren, ist sehr kostspielig und war es auch schon immer. Das Konvertieren von Microsoft Dynamics NAV C/AL-Code in Dynamics Business Central AL wird die Kosten langfristig reduziert, da das Aktualisieren von einer Business Central Version (AL-Code) auf eine höhere Business Central Version nicht mehr so kompliziert ist, wie noch in der alten NAV Welt. Der Grund ist Extension und die Programmiersprache Dynamics Business Central AL. Individuelle Anpassungen werden in Business Central in sogenannte Extension (Erweiterungen) verpackt, dies wird das Updaten auf neue Version in Zukunft definitiv erleichtern.  

Es gibt natürlich ein paar individuelle Anpassungen, die nicht einfach aus dem Stand in AL funktionieren werden. An den Stellen könnte übergangsweise C/AL erforderlich sein. Glücklicherweise können Sie in Dynamics Business Central 14 eine Hybridumgebung mit AL und C/AL verwenden. Aus diesem Grund ist Business Central 14 das beste Sprungbrett für Microsoft Dynamics NAV-Kunden und bietet den ersten großen Schritt in die neue Welt. Auch wenn es den ein oder anderen Kunden geben wird, wo die Umstellung auf AL erst mal mehr Aufwand bedeutet.

4. Ihr konvertiertes Microsoft Dynamics NAV-System kann zu überschaubaren Kosten in die Cloud migriert werden!

Microsoft Dynamics Business Central 14 ist die „niedrigste“ Version von Business Central, die eine Datenmigration in die Business Central Public Cloud unterstützt. Solange der Code komplett in AL-Extension umgewandelt wurde, steht dem Wechsel von technischer Seite nichts im Wege. Es gibt hierbei jedoch viele andere Faktoren, die sowohl für als auch gegen einen wechseln in die Cloud sprechen. Gerne können wir Sie hierbei individuell beraten.

Fazit

Der Weg über Business Central 14 zu gehen, um nicht sofort mit der neuen Benutzeroberfläche und der neuen Programmiersprache konfrontiert zu werden, kann für manche Kunde der sinnvollste und zielgerichtete Weg sein. Bis zum Sommer 2021 müssen Sie sich zumindest entscheiden. Wir haben dann etwa 12 Monate Zeit für die Umsetzung. Nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf, damit wir Sie individuell beraten können.

 

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