Rechnungen mit einem vordefinierten E-Mail Text aus Business Central versenden

Business Central bietet die Möglichkeit, ausgehende Belege (Rechnungen, Angeboten, Bestellungen usw.) ganz einfach und schnell als Anhang per E-Mail zu versenden. Den Inhalt der E-Mail können Sie zudem individuell vordefinieren, wodurch Sie Ihren Prozess noch weiter automatisieren und die Zeit der Mitarbeiter beim Versand von ausgehenden Belegen reduzieren. Das Praktische dieser vordefinierten E-Mail Text ist zu einen, dass Sie pro Beleg unterschiedliche Texte definieren können und auch noch selber gestalten und verwalten können, ohne große Hilfe durch einen Microsoft-Partner.

Das besondere, Sie können in der Vorlage Verknüpfung zu Daten aus Business Central einbauen. Wodurch zum Beispiel automatisch der Kunde oder Lieferant in der E-Mail angesprochen wird. Sie können auch in diesen Vorlagen Daten wie Ihre IBAN oder Adresse mit den Firmendaten aus Business Central verknüpfen, sodass Sie Ihre Vorlagen nicht ändern müssen, sollte sich Ihre Bankverbindung ändern.

Im folgenden ein kurzer Einblick in die Gestaltung dieser vordefinierten E-Mail Text. 

Erstellung eines benutzerdefinierten Berichtslayouts

Um ein benutzerdefiniertes Berichtslayout mit Microsoft Word bearbeiten zu können, kann eine Standardvorlage aus Business Central exportiert werden. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie in der Suche Benutzerdefinierte Berichtslayouts ein und wählen den entsprechenden Link aus.

 

2. Wählen Sie den Bericht aus, in welchem Sie die Signatur bzw. den Standardinhalt anpassen möchten. Exportieren Sie diesen anschließend, indem Sie auf den Menüpunkt Prozess>Layout>Layout exportieren klicken.

 

3. Das Berichtslayout wird als Microsoft Word-Datei auf Ihrem Computer gespeichert. Diese können Sie nun mit Microsoft Word öffnen.

 

4. Bevor Sie das Berichtslayout bearbeiten können, müssen die Entwicklertools in den Einstellungen von Microsoft Word aktiviert werden. Gehen Sie dazu über Datei>Optionen in die Word-Optionen und aktivieren im Reiter Menüband anpassen die Entwicklertools, indem Sie einen Haken in das Kästchen setzen.

 

5. In Microsoft Word wird Ihnen nun der neue Reiter Entwicklertools angezeigt. Wählen Sie diesen aus und klicken anschließend auf XML-Zuordnungsbereich. In der Auswahl Benutzerdefinierte XML-Komponente muss nun der entsprechende Beleg ausgewählt werden. In unserem Fall ist es …/Standard_Sales_Invoice/1306/ (Verkaufsrechnung).

Alle verfügbaren Felder werden Ihnen nun angezeigt. Diese können Sie beliebig in Ihrem Layout platzieren.

       

 

6. Um ein Datenfeld in das Berichtslayout einzubinden, setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument und machen einen Rechtsklick auf das Datenfeld, welches eingebunden werden soll. Klicken Sie im Weiteren auf Inhaltssteuerelement einfügen>Nur-Text. Das Datenfeld ist nun im Berichtslayout eingebunden. Sie können natürlich auch beliebig eigenen Text schreiben.

 

7. Sobald Sie Ihr benutzerdefiniertes Layout fertiggestellt haben, speichern Sie dieses ab. Zurück in der Übersicht der Benutzerdefinierten Berichtslayouts, können Sie Ihr bearbeitetes Layout nun wieder importieren. Wählen Sie dazu wieder das Layout aus, welches Sie exportiert haben und klicken Sie auf ··· >Layout>Layout importieren. Falls Sie gefragt werden, ob eine Kopie erstellt werden soll, klicken Sie auf Ja. Wählen Sie im Importvorgang nun Ihre Microsoft Word-Datei aus.

 

8. Sobald das Layout importiert wurde, können Sie diesem eine neue Bezeichnung geben, damit Sie es in den folgenden Schritten besser erkennen können.

 

9. Begeben Sie sich nun in die entsprechende Berichtsauswahl für Ihren Beleg. Suchen Sie dazu nach bspw. Berichtsauswahl – Verkauf und wählen den entsprechenden Link aus. Wählen Sie unter Verwendung den passenden Beleg aus. In unserem Fall ist dies Rechnung. Fügen Sie nun eine zweite Zeile hinzu und setzen Sie den Haken in das Kontrollkästchen Für E-Mail-Text verwenden. Entfernen Sie ggf. den Haken in der ersten Zeile (Siehe Bild). Klicken Sie abschließend in der neuen Zeile auf den Unterstrich in der Spalte Layout-Beschreibung E-Mail-Text und wählen das zuvor angelegte Beleglayout aus.

 

10. Das Beleglayout ist nun fertig eingerichtet. Wenn nun (in unserem Fall) eine neue Verkaufsrechnung per E-Mail versendet wird, wird das angepasste Layout automatisch als E-Mail-Inhalt gesetzt und die eigentliche Verkaufsrechnung wird als Anhang angefügt.

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Reisekostenabrechnung in Business Central

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Den gesamten Reisekostenprozess in Business Central und die Erfassung in einer mobilen App!

Sie können mit der voll integrierten Lösung beliebig viele Reisen und Reisende abrechnen. Der große Vorteil, die Mitarbeiter können die Reisekosten mobil erfassen und die Daten werden automatisch an Business Central übergeben. Dabei kann die Abwicklung der Reisekosten auch einen Workflow-gesteuerten Genehmigungsprozess beinhalten. Außerdem ist das AddOn komplett in Ihre Finanzbuchhaltung in Business Central integriert und berechnet sogar Verpflegungspauschalen automatisch. Beantragen, genehmigen, abrechnen, buchen – Comsol Reisekosten vereinfacht alle Ihre Abläufe der Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Buchhalter. Dabei werden automatisch die gesetzlichen Regeln des Bundesreisekostengesetzes eingehalten.

Erfassen Sie ganz einfach Dienstreisen auf Ihrem mobilen Endgerät und bereiten somit die Abrechnung in Business Central für Ihre Buchhaltung optimal vor:

 

Sie können Rechnungen und andere Belege natürlich der Abrechnung hinzufügen. Dies können Sie auch sehr leicht über die Foto Funktion Ihres mobilen Endgeräts. Dadurch müssen die original Belege nicht erst durch den Mitarbeiter nachgereicht werden, sondern die Reisekostenabrechnung kann sofort beginnen.

Quelle: https://www.comsol.ag/reisekosten

 

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Jet Analytics im Überblick

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Jet Analytics ermöglicht Anwendern in der gewohnten Excel-Umgebung, Berichte und Analysen über Ihr Unternehmen zu erstellen. Das ganze wird durch eine umfangreiche Sammlung von Dashboards unterstützt. Dabei bringt Jet Analytics jede Menge Business Intelligence in Ihre Berichte und bietet zudem viele Möglichkeiten, Daten aus unterschiedlichen Quellen miteinander zu verknüpfen (Data Warehouse). Zudem wurde Jet Analytics spezifisch für Microsoft Dynamics Business Central entwickelt und ermöglicht Ihnen ohne technisches Know-how Berichte im Unternehmen gemeinsam zu erstellen und untereinander zu teilen. Damit Sie wichtige Geschäftsentscheidungen schnell und auf analysierten Daten treffen könne. 

Mit Jet Analytics profitieren Sie vom ersten Tag an:

  • Schnelle, konsistente Unternehmensanalysen und Stammdatenverwaltung ohne notwendige Fachkenntnisse.
  • Jet Analytics bringt all Ihre Daten aus den verschiedensten Orten (NAV, Business Central, mySQL, Excel) zusammen. 
  • Trotz großer Datenmengen behalten Sie den Überblick.
  • Exakte Datenwiedergabe für wichtige und schnelle Entscheidungen.
  • Auf Basis der Daten Chancen erkennen und auf Risiken zügig reagieren.
  • Kein zeitaufwendiges Konsolidieren von Daten mehr, wie Ausschneiden/Einfügen.
  • Eine Drag-and-Drop-Anpassungsplattform ist enthalten. 
  • Vorgefertigte Berichte und Dashboards.
  • Visualisierung all Ihrer Daten und eine schnelle Installation.

Bis zum 23. Juni 2021 gibt es noch 25% Rabatt auf Jet Reports und Jet Analytics Starter Pakete.

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XRechnung erstellen in Business Central jetzt auch mit Document Output!

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Ab sofort kann Document Output von Continia Belege in den Formaten XRechnung und PEPPOL direkt aus Business Central an Debitoren versenden.

Dies wird mit dem neuen Release von Document Output möglich. Dabei kann sowohl der PDF-Anhang als auch die XRechnung (XML Format) an den Kunden verschickt werden und entspricht damit den gesetzlichen Anforderungen der Behörden.

Zudem können Kunden mit Document Output das Continia Delivery Network nutzen. Dieser Service hat ein zertifizierte Verbindung zum europäischen PEPPOL Network.

In diesem Netzwerk ist ein Austausch von elektronischen Dokumenten in Europa unter allen Teilnehmer möglich. Wodurch Sie elektronische Dokumente direkt aus Business Central empfangen und versenden können, ohne eine E-Mail zu verschicken. Dieser Service wird mit den Add-ons XML Import und XML Export in Document Capture und Document Output integriert und ist somit ein elektronisches Postfach in Business Central. 

Jederzeit haben Sie Einsicht, welche Dokumente Sie wann und an wen geschickt haben. Denn all Ihre Aktivitäten werden protokolliert und Sie haben stets immer den Überblick. Continia treibt die Rechnungsautomatisierung wieder einmal einen Schritt voran. Dies erspart Zeit in der Buchhaltung und Kosten für Portogebühren. 

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Wann und warum sollte man NAV überhaupt aktualisieren und wieso ist jetzt vielleicht der perfekte Moment für Sie, auf Dynamics Business Central zu aktualisieren?

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Niemand zwingt Sie, IT-Systeme auf einem aktuellen Stand zu halten. Es gibt deshalb immer wieder Kunden, die ihr ERP-Systeme solang laufen lassen, bis es schließlich zu spät ist. Doch vielleicht anderes als andere betriebsrelevanten Investitionen können Sie ERP-Systeme nicht einfach von einem auf den anderen Tag ersetzen bzw. erneuern. Eine Maschine in der Produktion, die Sie jederzeit am Markt erhalten können, brauchen Sie theoretisch nicht zu warten oder zu pflegen. Selbst wenn es langfristig günstiger ist, diese Maschine zu pflegen, ist das Risiko fürs Unternehmen eher gering.

Ein ERP-System hingegen können Sie nicht einfach so von einem auf den anderen Tag austauschen oder aktualisieren. Auch hier gilt regelmäßige Updates sind langfristig betrachtet günstiger und verhindert das Risiko eines Systemausfalls. Außerdem ist der Aufwand bei Systemen, die zu lange vernachlässigt wurden, dann oft immens groß und kann sich über Monate erstrecken, bis das System wieder stabil läuft. Mal abgesehen von den damit verbundenen Kosten, entsteht dabei ein hoher Verlust an Effizienz und Produktivität im Unternehmen.

Aktuelle Ausgangslage

Microsoft hat mit der Umstellung von NAV auf Business Central die Benutzeroberfläche und die Programmiersprache erneuert. Business Central baut natürlich weiterhin auf NAV auf und der Kern ist der gleiche. Mittlerweile ist die aktuellste Version auf die man Updaten kann Business Central 17.

Zurzeit (bis Ende Sommer 2021) ist es noch möglich, Microsoft Dynamics NAV auf Dynamics Business Central 14 zu aktualisieren und damit die Möglichkeit einen einfachen Einstieg in die neue Welt von Business Central zu bekommen. Technisch muss dieses Update dann innerhalb von 12 Monaten (zum Beispiel Sommer 2022) umgesetzt werden.

Ob ein Update auf Business Central 14 für Sie die beste Option ist oder ob Sie vielleicht bereits auf die aktuellste Version von Business Central aktualisieren, versuche ich Ihnen im Folgenden näher zu bringen.

1. Reduzieren Sie Schulungskosten beim Upgrade von Dynamics NAV auf Business Central 14

Die Microsoft Dynamics NAV Version 2013 R2 bis hin zu NAV 2018 sind sich in der Oberfläche noch sehr ähnlich zum Business Central 14 Client und benötigen somit keine Umgewöhnung oder Schulung für Anwender. Es bleibt die gewohnte Windows Client Umgebung bestehen.

Microsoft Dynamics NAV Version 2013 R2 Client:

Microsoft Dynamics Business Central 14 Client:

 

2. Verteilen Sie den Aufwand für die Migration zu Dynamics Business Central Web Client

Dynamics Business Central 14 ist die letzte Version mit Windows Client. Wenn Sie auf Business Central 15 oder höher aktualisieren, hätten Sie diesen Vorteil nicht mehr. Durch ein Upgrade auf Business Central 14 erhalten Sie sogar schon einen Zugriff auf den modernen Client. Anwender können somit schon im neuen Web Client arbeiten und sich langsam umgewöhnen. Jederzeit aber auch noch auf die „alte“ Oberfläche zurückgreifen.

Microsoft Dynamics Business Central 17 Client:

3. Neue Programmiersprache in Dynamics Business Central (AL-Code)

Der Schritt, den Code von einer Microsoft Dynamics NAV-Version auf eine andere NAV-Version zu aktualisieren, ist sehr kostspielig und war es auch schon immer. Das Konvertieren von Microsoft Dynamics NAV C/AL-Code in Dynamics Business Central AL wird die Kosten langfristig reduziert, da das Aktualisieren von einer Business Central Version (AL-Code) auf eine höhere Business Central Version nicht mehr so kompliziert ist, wie noch in der alten NAV Welt. Der Grund ist Extension und die Programmiersprache Dynamics Business Central AL. Individuelle Anpassungen werden in Business Central in sogenannte Extension (Erweiterungen) verpackt, dies wird das Updaten auf neue Version in Zukunft definitiv erleichtern.  

Es gibt natürlich ein paar individuelle Anpassungen, die nicht einfach aus dem Stand in AL funktionieren werden. An den Stellen könnte übergangsweise C/AL erforderlich sein. Glücklicherweise können Sie in Dynamics Business Central 14 eine Hybridumgebung mit AL und C/AL verwenden. Aus diesem Grund ist Business Central 14 das beste Sprungbrett für Microsoft Dynamics NAV-Kunden und bietet den ersten großen Schritt in die neue Welt. Auch wenn es den ein oder anderen Kunden geben wird, wo die Umstellung auf AL erst mal mehr Aufwand bedeutet.

4. Ihr konvertiertes Microsoft Dynamics NAV-System kann zu überschaubaren Kosten in die Cloud migriert werden!

Microsoft Dynamics Business Central 14 ist die „niedrigste“ Version von Business Central, die eine Datenmigration in die Business Central Public Cloud unterstützt. Solange der Code komplett in AL-Extension umgewandelt wurde, steht dem Wechsel von technischer Seite nichts im Wege. Es gibt hierbei jedoch viele andere Faktoren, die sowohl für als auch gegen einen wechseln in die Cloud sprechen. Gerne können wir Sie hierbei individuell beraten.

Fazit

Der Weg über Business Central 14 zu gehen, um nicht sofort mit der neuen Benutzeroberfläche und der neuen Programmiersprache konfrontiert zu werden, kann für manche Kunde der sinnvollste und zielgerichtete Weg sein. Bis zum Sommer 2021 müssen Sie sich zumindest entscheiden. Wir haben dann etwa 12 Monate Zeit für die Umsetzung. Nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf, damit wir Sie individuell beraten können.

 

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