Die E-Rechnung ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für elektronische Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen bestehen aktuell noch Übergangsregelungen. Doch diese laufen schrittweise aus. 

Insbesondere der 1. Januar 2027 ist für viele Unternehmen ein wichtiger Stichtag. Wer Microsoft Dynamics 365 Business Central oder noch eine ältere Version von Microsoft Dynamics NAV einsetzt, sollte daher rechtzeitig prüfen, ob die vorhandenen Rechnungsprozesse auf die kommenden Anforderungen vorbereitet sind.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025

Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen ist grundsätzlich die E-Rechnung vorgesehen. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsregelungen. Unternehmen müssen sich zugleich darauf einstellen, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Bis zum 31. Dezember 2026

Für die Ausstellung dürfen im Rahmen der gesetzlichen Übergangsregelungen weiterhin andere Rechnungsformen verwendet werden. Dazu gehören Papierrechnungen und, bei Zustimmung des Empfängers, beispielsweise herkömmliche PDF-Rechnungen.

Ab dem 1. Januar 2027

Für Rechnungsaussteller mit einem maßgeblichen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr endet die entsprechende Übergangsregelung. Für die von der E-Rechnungspflicht erfassten Umsätze muss dann grundsätzlich eine E-Rechnung ausgestellt werden.

Unternehmen mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze noch von einer verlängerten Übergangsregelung profitieren.

Ab dem 1. Januar 2028

Die allgemeinen Übergangsregelungen für die Ausstellung laufen aus. Für die von der Regelung erfassten Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist dann grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Eine PDF-Datei allein ist noch keine E-Rechnung

Ein häufiges Missverständnis: Eine Rechnung wird nicht automatisch dadurch zur E-Rechnung, dass sie als PDF per E-Mail verschickt wird.

Eine E-Rechnung muss die Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format enthalten, sodass die Daten elektronisch verarbeitet werden können. Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht.

In der Praxis begegnen Unternehmen insbesondere Formaten wie:

• XRechnung, einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat
• ZUGFeRD, das strukturierte XML-Rechnungsdaten mit einer für Menschen lesbaren PDF-Darstellung kombiniert

Bei hybriden Formaten ist dabei der strukturierte Datenteil entscheidend. Genau deshalb sollten Unternehmen nicht nur prüfen, ob sie Rechnungen digital versenden, sondern auch, ob ihr ERP-System die notwendigen strukturierten Rechnungsdaten korrekt erzeugen und verarbeiten kann.

E-Rechnung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Für Anwender von Microsoft Dynamics 365 Business Central gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Anforderungen der E-Rechnung abzubilden.

Welche Lösung die richtige ist, hängt vor allem von der eingesetzten Business-Central- beziehungsweise NAV-Version, den bestehenden Prozessen und gegebenenfalls bereits eingesetzten Erweiterungen ab.

BS-Concepts unterstützt Sie dabei, den passenden Weg für Ihre Systemlandschaft zu finden.

Aktuelles Business Central in der Cloud

Wer eine aktuelle Version von Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud einsetzt, kann für die Umsetzung der E-Rechnung auf die entsprechenden Möglichkeiten innerhalb des Microsoft-Ökosystems zurückgreifen.

BS-Concepts unterstützt bei der Einrichtung und Konfiguration und stimmt die jeweiligen Funktionen auf die vorhandenen Rechnungsprozesse ab.

Dabei betrachten wir nicht nur den Versand einer Rechnung, sondern den gesamten Prozess:

• Erstellung der notwendigen E-Rechnungsdaten
• Einrichtung der benötigten Formate und Prozesse
• Versand und Empfang
• Verarbeitung von Eingangsrechnungen
• Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse
• Prüfung bestehender individueller Anpassungen und Erweiterungen

So wird aus der E-Rechnungspflicht ein möglichst durchgängiger digitaler Prozess.

Ältere Business-Central- oder NAV-Version? Auch dafür gibt es Lösungen.

Nicht jedes Unternehmen setzt bereits eine aktuelle Business-Central-Cloud-Version ein.

Viele Unternehmen arbeiten weiterhin erfolgreich mit älteren Versionen von Microsoft Dynamics NAV oder Business Central On-Premises. Die nahenden gesetzlichen Fristen bedeuten nicht automatisch, dass deshalb kurzfristig das komplette ERP-System ersetzt werden muss.

Abhängig von Version und Systemumgebung können Erweiterungen eingesetzt werden, um bestehende Rechnungsprozesse entsprechend zu ergänzen.

E-Rechnungsmodul von SIEVERS

Eine Möglichkeit ist das E-Rechnungsmodul von SIEVERS.

Damit können geeignete bestehende NAV- und Business-Central-Systemlandschaften um Funktionen rund um elektronische Rechnungen ergänzt werden.

Gerade für Unternehmen, die ihre vorhandene ERP-Umgebung zunächst weiterbetreiben möchten, kann dies eine interessante Möglichkeit sein, die bestehenden Prozesse an die Anforderungen der E-Rechnung anzupassen.

Continia Document Output

Eine weitere Möglichkeit bietet Continia Document Output.

Die Lösung erweitert die Dokumentenausgabe in Microsoft Dynamics 365 Business Central und kann elektronische Rechnungsprozesse in die bestehende Dokumentenverarbeitung integrieren.

Welche Variante die passende ist, hängt von der jeweiligen Systemlandschaft ab. Deshalb prüfen wir gemeinsam mit unseren Kunden unter anderem:

• Welche NAV- oder Business-Central-Version wird eingesetzt?
• Welche E-Rechnungsformate werden benötigt?
• Welche individuellen Anpassungen bestehen?
• Wie werden Rechnungen derzeit erstellt und versendet?
• Wie sollen künftig E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden?
• Welche Lösung lässt sich sinnvoll in die bestehenden Abläufe integrieren?

Jetzt auf die E-Rechnung vorbereiten

Auch wenn die Übergangsregelungen noch nicht für alle Unternehmen ausgelaufen sind, sollte die Umstellung nicht bis zum letzten Moment aufgeschoben werden.

Denn bei der Einführung geht es um mehr als die Aktivierung eines neuen Rechnungsformats. Stammdaten, Buchungs- und Freigabeprozesse, Rechnungsinhalte, Schnittstellen sowie individuelle Anpassungen des ERP-Systems können ebenfalls eine Rolle spielen.

2026 ist daher ein guter Zeitpunkt, die eigene Systemlandschaft zu prüfen und die notwendigen Schritte für 2027 und 2028 vorzubereiten.

Wie unterstützt BS-Concepts?

Ob Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud, Business Central On-Premises oder eine ältere Microsoft-Dynamics-NAV-Version: Wir betrachten gemeinsam mit Ihnen Ihre bestehende Lösung und ermitteln einen passenden Weg zur Umsetzung der E-Rechnung.

Je nach Ausgangssituation können wir die vorhandenen Möglichkeiten von Business Central nutzen oder geeignete Erweiterungen wie das E-Rechnungsmodul von SIEVERS beziehungsweise Continia Document Output einbinden.

Dabei geht es nicht nur darum, die gesetzlichen Anforderungen technisch abzubilden. Die E-Rechnung bietet gleichzeitig die Chance, bestehende Rechnungsprozesse weiter zu digitalisieren und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren.

Ist Ihr Business Central oder NAV bereit für 2027?

Sprechen Sie uns an. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuelle Systemlandschaft und zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten für die Umsetzung der E-Rechnung bestehen.